מס הכנסה מפרט בפקודה ובתקנות הנלוות לפקודה, את הכללים עליהם חייב להקפיד כל עוסק בעת ניהול ספרי החשבונות שלו ומערכת התיעוד הפנימית עבור העסק

קיימים כללי תיעוד שונים המושפעים מסוג ההתאגדות, תחום העיסוק, מחזור העסקאות, כמות העובדים, ועוד.

 

מדובר בחובה חוקית שאי מילויה הנאות עלול להוביל לסנקציות מנהלתיות רבות, כגון קביעת שומה שרירותית וגבוהה על ידי רשות המסים.

לכן, אנו ממליצים להסתייע במשרדנו לצורך בדיקת הוראות ניהול הספרים הרלוונטיות לעסק שלך.

להלן סקירה קצרה של מספר מושגי יסוד:

חשבונית מס – כל עוסק מורשה מחויב לצרף לעסקאותיו את המע"מ העדכני, ואילו חשבונית המס מעידה שאכן התבצעה העסקה לגבי מכירת מוצר או מתן שירות. על החשבונית לכלול בין היתר את פרטי העוסק המורשה כגון שם העסק וכתובתו ומספר התיק, וכן במרבית המקרים את פרטי הלקוח.

בנוסף, יש לציין את השירות או המוצר הכרוכים בתשלום, לרבות המחיר לכל יחידה, סיכום של התשלום ללא מע"מ, סכום המע"מ והסכום הכולל.


קבלה – הוצאת הקבלה קודמת למעשה לחשבונית המס, שכן היא מופקת בעת קבלת תקבול כלשהו מלקוח מסוים, וזאת גם אם התקבול ניתן לפני מתן השירות או מכירת המוצר. אמנם, במקרים רבים (למעט דיווח הכנסות במזומן) הקבלה אינה מהווה דיווח על הכנסות לרשויות, אך היא בהחלט מהווה בסיס חיוני לנתוני ניהול הספרים. עליה להיות בעלת מספר עוקב לקבלה שהוצאה לפניה ולכלול בין היתר את שם העוסק, תאריך, שם הלקוח, סכום העסקה ומהותה.

תעודת משלוח – במידה שפעילות עסקך כוללת העברת סחורות או טובין מכל סוג המצויים במלאי, ובעת ביצוע עסקה לא יוצאת חשבונית, הרי שעליך לתעד את ההעברה בתעודת משלוח.

התעודה צריכה לכלול את תאריך ההעברה (המשלוח), מספר תעודת הזהות שלך ושמך, מספר עוסק מורשה או חברה, יחידות וכמויות, תיאור של הסחורה, וכן שמו וכתובתו של הלקוח.

ספר הזמנות – על פי נהלי מס הכנסה ישנם עסקים המחויבים בניהול ספרי הזמנות בהתאם לתחום שירותיהם. מדובר בספר כרוך שבו יש לרשום את כל הזמנות השירותים שהגיעו לעסק מטעם לקוחותיו, עם כתובתם ושמם, סכומי ההזמנות ותאריכיהן, תיאור של השירות או הסחורה שהוזמנה, וכן מספרים סידוריים עוקבים לכל הזמנה.

 

ספר קופה – נהלי מס הכנסה גם קובעים את סוגי העסקים שנדרשים בניהול ספר קופה, אשר בו יש לרשום כל תקבול ותשלום במזומן או בצ'ק עם תאריך ותיעוד הולמים. זאת בצורה שיהיה ניתן לקבוע מתוך הספר את היתרה ולתאם אותה מול הקופה בעין. מדובר בספר כרוך שבו מנוהל חשבון הקופה על פי שיטת החשבונאות הכפולה. יש לציין כי לפי הוראות מס הכנסה מי שמנהל ספר פדיון יומי צריך לרשום בספר הקופה רק את הסיכום היומי של הקופה הרושמת או של ספר הפדיון היומי. כמו כן, את הספר יש לשמור במקום שבו שמורים המזומנים, והוצאתו מותרת רק לצורך התאמות, בדיקות ורישומים. 


ספר תקבולים ותשלומים – עוסק מורשה מחויב ברישום של הוצאות והכנסות העסק, וזאת בהתאם לשיטת החשבונאות הכפולה או החד צידית. הספר הוא הבסיס שלפיו נקבעת ההכנסה החייבת במס ועליו להיות מנוהל באופן נאות לפי התקנות הרלוונטיות. בין היתר, יש לרשום בו את כל ההכנסות וההוצאות עם תאריכיהן ופרטיהן, מס המקור אם קיים, וכן סימונים מיוחדים לעסקאות מקרקעין הקשורות בעסק, ותחלופת כספים הקשורה לפיקדונות.


מערכת החשבונות – זהו למעשה השם הכולל לכל התיעודים והספרים שאותם חייב לנהל העוסק המורשה. המערכת עשויה לכלול פנקסים ידניים, ספרי חשבונות, ספר קופה, תיק תיעוד חוץ, קופה רושמת וכל מסמך רלוונטי אחר. ניתן גם לנהל אותה באמצעות מערכות מחשב שקיבלו את אישורה של רשות המסים.

הוראות ניהול ספרים לחברות ויחידים

למידע נוסף על הוראות ניהול הספרים הנוגעים לעסק שלך ולתיאום פגישה והכרות עם השירותים הנוספים שמשרדנו מבצע צרו קשר

כל הזכויות שמורות להררי ושות' - רואי חשבון (2007)